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SOMMAIRE DES FONCTIONS
Planifie, prépare et gère tous les aspects administratifs du service des ressources techniques, y compris le suivi des dépenses et le soutien aux processus d’approvisionnement. Veille au respect des processus et des directives financières de l’ONF. Soutien l’application de pratiques efficaces pour assurer le suivi des dépenses et des revenus ; évalue régulièrement la situation budgétaire et financière du service. Conseille et aide les membres de l’équipe pour les questions liées aux finances, à l’administration et à l’organisation des activités, de leur planification à leur mise en œuvre. Aide l’analyste financière ou financier pour les questions liées au budget et aux prévisions, en particulier en ce qui a trait à la planification des engagements à long terme liés à la technologie. Participe à des projets transversaux visant à améliorer les processus.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Apporte un soutien au service des ressources techniques afin de garantir la conformité avec les politiques et procédures applicables de l’ONF et du gouvernement (p. ex. : directives en matière d’approvisionnement et de finances).
- Gère les activités administratives quotidiennes du service et évalue les aspects budgétaires ; formule des recommandations pour améliorer les flux de travaux et l’utilisation efficace des ressources.
- Conseille les responsables sur l’application des procédures et des directives administratives de l’ONF ; se tient au courant de tous changements et nouveaux processus émanant du service de la finance et de l’administration, et, à l’occasion, forme les ressources internes en partageant ses connaissances et en les orientant vers les outils appropriés.
- S’assure que toutes les factures relatives aux ressources techniques sont saisies dans les systèmes appropriés chaque semaine.
- Établit le rapport de revue financière bihebdomadaire (budgets) pour tous les secteurs financiers ayant trait aux ressources techniques, pour examen par l’analyste financière ou financier ainsi que par le personnel de direction des ressources techniques.
- Contrôle les procédures relatives aux dépenses et aux recettes, y compris la saisie des données dans le système financier, les rapprochements, le respect des engagements financiers et la vérification de l’exactitude, de l’admissibilité et de la répartition des dépenses.
- Fournit un soutien pour la résolution de problèmes liés à l’administration et au budget du service.
- Apporte un soutien à l’équipe des ressources techniques et surveille les éléments administratifs afin de garantir la conformité avec les politiques et procédures de l’ONF (p. ex. : création de bons de commande, contrats, paiements, etc.).
- Collabore avec l’analyste financière ou financier à la mise à jour des prévisions financières en fournissant des informations sur les dépenses et les engagements.
- Participe à la préparation du plan d’investissement à long terme avec le personnel de direction des ressources techniques et l’analyste financière ou financier.
- Est responsable du suivi du renouvellement des contrats de soutien et des licences pour les ressources techniques ; informe le personnel de gestion des échéances et lance le processus avec le service de l’approvisionnement. Assure un suivi de la disponibilité des licences pour les systèmes et les équipements des ressources techniques.
- Contribue à l’évaluation et à l’amélioration des processus et des systèmes.
- Effectue régulièrement des analyses des stratégies de facturation du secteur afin de garantir la compétitivité de l’ONF en matière de coproductions.
- Crée des contrats de services personnels (PSC) et des autorisations d’emploi temporaire (TEA), des demandes d’achats et des bons de commande ; assure le suivi des documents connexes, contrôle les paiements et met à jour les informations pertinentes dans les outils de collaboration, le cas échéant.
- Au besoin, dispense une formation sur SAP et fournit des conseils à ses collègues sur les processus financiers, tels que la création de bons de commande et le rapprochement des cartes de crédit.
- Dispense une formation de base sur les normes, les systèmes et les processus administratifs (contrats PSC et TEA, création de fournisseurs, production de rapports, etc.).
- Assure la liaison avec l’analyste financière ou financier en ce qui concerne les budgets, le suivi des dépenses et les rapports pour le service.
- Participe à la préparation et à la rédaction des indicateurs de performance et des rapports trimestriels pour le service des ressources techniques et occasionnellement pour d’autres services de la division.
- Au besoin, aide à l’organisation des déplacements, aux demandes de remboursement et aux allocations de dépenses conformément aux politiques administratives en vigueur.
- Prépare des rapports mensuels sur les projets spéciaux, les coûts d’exploitation, les revenus et autres, à la demande de la direction.
- Participe à divers projets de ressources techniques en coordonnant les activités et en tenant à jour les documents.
EXIGENCES DE L’EMPLOI
- Diplôme d’études collégiales en administration, en comptabilité, ou dans un autre domaine pertinent.
- Minimum de cinq ans d’expérience pertinente, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- Expérience significative dans l’utilisation de logiciels d’entreprise (SAP, Oracle, etc.).
- Excellente connaissance du logiciel financier SAP.
- Expérience avérée en administration financière et en comptabilité appliquée à la gestion de projets.
- Expérience dans la rédaction de contrats de service et de contrats avec différents types de fournisseurs.
- Maîtrise de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et des outils de collaboration.
- Expérience dans l’utilisation de divers logiciels de suivi de projets (p. ex. : ShotGrid, Smartsheet).
- Maîtrise des deux langues officielles (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.
APTITUDES RECHERCHÉES
- Initiative, autonomie, faculté d’adaptation, forte inclination pour le service à la clientèle et esprit de collaboration.
- Tact, diplomatie et discrétion.
- Excellente capacité d’analyse, de synthèse et de résolution de problèmes.
- Aptitude marquée pour la communication, et pour la rédaction et la présentation de rapports.
- Excellente capacité à hiérarchiser et à mener plusieurs mandats simultanément, avec une approche de travail organisée, minutieuse, structurée et rigoureuse.
- Sens des responsabilités.
- Capacité à établir de bonnes relations interpersonnelles et à se montrer efficace dans ses interactions professionnelles.
L’ONF s’est engagé à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, il favorise l’équité en matière d’emploi et vous encourage à indiquer volontairement dans votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d’une minorité visible.
L’ONF s’engage également à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail favorisant l’intégration et exempts d’obstacles. N’hésitez pas à nous faire part de vos besoins si des mesures d’adaptation doivent être prises.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.