Coordonnateur administratif | Coordonnatrice administrative, bureau des directeurs et directrices

Mise en ligne : 12 janvier 2022 Date de fin du concours : 25 janvier 2022 Emplacement : Flexible (Canada) Échelle salariale : 06 (en révision) – 54 340 $ à 66 770 $ Statut poste : Continu, temps-plein Numéro de poste : 00021135 Division : Bureau du Commissaire Service : Bureau du commissaire Catégorie syndicale : SCFP, section locale 2656

Vous vous passionnez pour les bonnes histoires ? Vous aimez explorer des enjeux importants et repousser les frontières avec des expériences audiovisuelles innovantes ? Nous aussi. À l’Office national du film, le producteur et distributeur public du Canada, nous racontons les histoires du pays et nous ouvrons la voie dans pratiquement toutes les formes du récit audiovisuel depuis 1939. Pour accomplir cela, nous devons nous doter d’une équipe qui reflète véritablement la richesse et la diversité du Canada. Si vous voulez faire partie de cette équipe — et contribuer au formidable patrimoine de l’ONF —, communiquez avec nous.

SOMMAIRE DES FONCTIONS

Assure la coordination administrative générale et le soutien aux directrices et directeurs de la Diversité, de l’équité et de l’inclusion, des Relations autochtones et de l’engagement auprès des communautés ainsi que des Partenariats et du développement des affaires, et à leurs unités respectives. Agit à titre de personne-ressource de première ligne pour les demandes des collaborateurs et collaboratrices internes et externes. Recueille les données nécessaires à la production de rapports périodiques, tels que les indicateurs de performance. Coordonne des activités en lien avec les projets, rédige des communications, effectue des recherches et des mises à jour d’information, effectue des entrées de données et assure des suivis administratifs. Communique régulièrement avec divers services de l’ONF afin d’obtenir l’information nécessaire à la production de rapports, aux communications internes, etc.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Accomplit les tâches administratives quotidiennes des bureaux des directeurs et directrices et veille à la réalisation des activités de soutien logistique (p. ex. : coordination des séances de formation et de leur logistique, rédaction de correspondance courante ou spécifique).

Gère l’agenda des directeurs et directrices, le cas échéant ; suit de près les dates butoirs, les livrables ainsi que les engagements et prépare de manière proactive les documents nécessaires.

Soutient les directeurs et directrices dans leur préparation à des rencontres en effectuant des recherches préliminaires, en recueillant des informations et des statistiques, du matériel et du contenu, le cas échéant.

Coordonne ou soutient la coordination de comités, de réunions et d’événements ; rédige des ordres du jour et d’autres documents, organise la logistique, facilite les communications avec les collaborateurs et collaboratrices internes et externes, le cas échéant.

Suit les meilleures pratiques et applique les normes, les procédures et les directives en vigueur à l’ONF ; informe les collaborateurs et collaboratrices de leur application, le cas échéant.

Rédige des textes et des documents (p. ex. : ordres du jour et procès-verbaux de réunions) et, lorsque cela est nécessaire, en coordonne la traduction, l’édition et la révision linguistique.

Recueille des renseignements pertinents provenant de sources internes et externes (p. ex. : offres de formation en matière de diversité, sur les réalités autochtones, nouvelles de l’industrie audiovisuelle autochtone, etc.).

Veille au partage et à la mise à jour d’informations en utilisant les outils de communication pertinents (p. ex. : entrée dans le bulletin hebdomadaire, site ONF.ca, pages intranet, etc.).

Coordonne et supervise les préparatifs de voyage des collaborateurs et collaboratrices internes et externes (p. ex. : membres du Comité consultatif autochtone, facilitateurs) ; organise les réservations, le transport et l’hébergement pour les voyages locaux et internationaux et, le cas échéant, prend d’autres dispositions (p. ex., vaccinations, assurances, demandes de visa).

Prépare des documents d’information relatifs aux partenaires potentiels (p. ex. : priorités de la communauté ou de l’organisme, coutumes cérémoniales et idées de cadeaux personnalisés) et assiste aux réunions afin de saisir les actions à entreprendre et de veiller à leur suivi.

Applique les normes et les lignes directrices de l’ONF pour préparer et rédiger les contrats, les accords et les autres documents juridiques, et assurer leur suivi.

Participe à la planification et aux suivis budgétaires ; traite les factures, recherche des coûts, produit des bons de commande, surveille les engagements financiers ainsi que les dépenses, prépare des rapports de dépenses et entre des données dans le système financier.

Est responsable des achats de bureau, de la préparation et du suivi des paiements aux fournisseurs ; coordonne l’expédition et la réception du courrier interne et externe du bureau, élabore et maintient un système de classement des dossiers administratifs, y compris l’archivage, le cas échéant.

EXIGENCES DE L’EMPLOI

Études professionnelles en bureautique ou équivalent.

Minimum de trois ans d’expérience dans un poste similaire ; ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Familiarité avec les logiciels MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).

Bilinguisme dans les deux langues officielles (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit.

APTITUDES RECHERCHÉES

Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanément grâce à une approche organisée, méticuleuse, structurée et rigoureuse du travail.

Sens de l’organisation, sens des priorités et capacité à respecter les délais.

Initiative, jugement, discrétion, tact, débrouillardise et esprit d’équipe.

Aisance avec les outils informatiques et facilité à apprendre de nouveaux logiciels de bureautique.

Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle.

Conformément à la Politique sur la vaccination contre la COVID-19, la vaccination complète constitue une condition d’emploi pour les nouvelles recrues, à moins qu’elles fassent l’objet de mesures d’adaptation en raison de contre-indications médicales attestées, de la religion, ou d’autres motifs de distinction illicite en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Les personnes intéressées à ce poste et possédant les qualités susmentionnées sont priées de faire parvenir leur demande par écrit, accompagnée de leur curriculum vitæ, à cv@onf-nfb.gc.ca, AU PLUS TARD LE 25 JANVIER 2022. Veuillez indiquer le numéro de concours : AB-00021135.

Conformément aux engagements de l’ONF en matière de diversité, d’équité et d’inclusion, nous nous engageons à faire en sorte que notre organisation, nos partenaires créatifs et notre personnel forment une main-d’œuvre qualifiée et diversifiée qui provient de tous les horizons et qui représente justement la société canadienne. Dans cet esprit, parmi tous les candidats et candidates qualifiés, la préférence sera accordée aux personnes déclarant dans leur lettre de motivation être membres des Premières Nations, des peuples métis ou inuit, membres des communautés noires ou racisées, et/ou être des personnes handicapées.

L’ONF s’engage également à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail favorisant l’intégration et exempts d’obstacles. N’hésitez pas à nous faire part de vos besoins si des mesures d’adaptation doivent être prises.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.